La principal ventaja de elaborar una Base de Datos es que los registros ya no tendrán que guardarse en papel, lo que permite que el archivo sea más compacto (los papeles ocupan mucho espacio).

Por otro lado, el sistema de búsqueda con una Base de Datos es mucho más rápido, porque se puede obtener y modificar datos por medio de una computadora. Esto a su vez les garantiza a las personas un trabajo menos laborioso y eficaz, porque se puede obtener la información que busca en el momento que lo desee.

Otra de las ventajas que tiene elaborar una Base de Datos es que se puede compartir los datos con el resto de los empleados de una empresa, por ejemplo, a través de sistemas de red.

Uno de los beneficios más atractivos sobre todo para los empleadores es que es posible aplicar restricciones de seguridad a una Base de Datos. Si hubiera datos que debieran ser conocidos sólo por algunos empleados de la empresa y no por todos, se puede asegurar que el acceso a ellos se realice a través de un usuario y contraseña.

Más allá de que usualmente se asocia el término “software” a los programas de computación, los expertos coinciden en que en realidad el mismo engloba más elementos. Entre estos se mencionan al código fuente, a los detalles de diseño y arquitectura de los programas, etc.

Generalmente se clasifica al software en tres grupos, a saber: el de sistema, el de programación y el de aplicación. Este ordenamiento, aunque es el que se presenta más frecuentemente, es de naturaleza arbitraria y puede variar de acuerdo al autor que decida abordar el tema.

El software de sistema es el que permite al usuario el control del sistema operativo y la interacción con el mismo. Además de sistemas operativos, la clasificación incluye a los controladores de dispositivos, los servidores y las herramientas de diagnóstico.

El llamado software de programación es el utilizado para desarrollar programas y aplicaciones. Este tipo de software suele ofrecer varias herramientas como ser enlazadores, compiladores y editores que facilitan la labor del programador.

El software de aplicación es un programa que brinda al usuario la posibilidad de realizar determinadas funciones y tareas. Se incluyen en este grupo los programas y aplicaciones más populares: navegadores de Internet, editores de texto, programas de mensajería instantánea, etc.